片づかない書類のファイリング方法

必要な書類を、すぐに取り出せるよう整理収納するのがファイリングです。先月もお話したように、良く使う書類をファイリングするならば、個別のフォルダに挟んで縦に収納するバーチカルファイリングがおすすめです。

分類した後に、「こんな書類が出て来ました」ということがあると、なかなか整理が終わりません。まずはすべての書類を出しましょう。書類棚ごとにすべて出し、そして４つに分類していきます。

【1】よく使う書類
【2】使うか使わないか、判断が難しい書類
【3】使わないけれど要保管の書類
【4】要らない、処分する書類

書類棚に戻すのは、基本的には【1】のみです。
次にこの戻す書類を分類します。大きく分けてから→中分類→小分類とするワリツケ式と、小さく分けてから→中分類→大分類にしていくツミアゲ方式があります。書類の種類によって、どちらのほうが便利かは異なりますが、これは一部の人だけで決めず、全員が使いやすいかどうかを確かめて決めるようにしましょう。

【4】の要らないものはシュレッダーなどにかけて処分し、【2】の使うか使わないかわからないものは、社内の保管庫や書類棚の上段や下段など、あまり使わない場所に収納します。
【3】の、使わないけれど要保管のものを社内に置いておくのはあまりおすすめしません。日ごろ使わないものでオフィスのスペースを占有してしまうのはもったいないからです。
内容さえ残しておけばよいというモノであれば、書類の電子化という方法があります。これは書類をスキャンし、PDF化してCD-ROMに残すという方法です。実は私の会社、インブルームでも年々増えていく顧客情報をこちらで電子化しました。ファイル5つ分くらいのデータがCD－ROM一枚に収まり、とてもコンパクトになりました。念のためPCのハードディスクにもデータを残していますが、書類が整理でき、オフィスがスッキリしました。

電子化してよい書類ならばこの方法でいいのですが、企業によっては書類は正式な書式のまま、一定期間は保管しておかなくてはならないところもありますよね。そういう場合はトランクルームを利用しましょう。これは社内の省スペースということだけでなく、保管環境の面から見てもおすすめの方法です。
最新のトランクルームを選べばセキュリティも良く、温度や湿度が一定に保たれているので、重要な書類の保管にぴったりなのです。
ですが別場所への保管ということで、ついつい保管しっぱなしということになりがちです。ファイルごとに年度などを記入し、廃棄するかどうかの確認を行いましょう。毎年確認する日付を決めてもいいですし、ファイルごとに確認する日付をつけておいてもいいです。