仕事ができるビジネスマンのワーキングデスクの使い方

オフィスのお片付けの際、デスクが片付かず、仕事の能率が悪いというご相談をよくいただきます。以前は入社時に机や引き出しをどう使うか、使い方の研修がありましたが、今はほとんどありません。またデザイン重視で袖机を置かない企業も増えていて、本来収納しておくべきものが机上に出しっぱなしになっていることが多いのです。
仕事のメインで使うモノの配置ですが、右利きの方なら、左手でもとれる電話は左側、PCは真ん中、小物入れと書類は利き手でさっと取れるよう、右にセッティングします。書類やメモなど仕事中にデスク上に出して使うものも、帰る時に戻すと決めておきましょう。次の日も出社してすぐ仕事を始めることができます。

袖机は、やはり必要だと私は考えています。そしてどの引き出しに何を入れるかで仕事の効率も変わってくると思います。

「一番上の引き出し」
最も開けやすい一番上の引き出し、ついつい色々なものを詰め込んで、いつのまにかこの写真のような状態になっていないでしょうか。こうなってしまうと、必要なモノはあちこちひっくり返さないと見つかりません。この仕事中の探し物時間は、大きなロスです。

一度、すべてのモノを出し、同じものごとにまとめてみましょう。未使用の請求書や出金伝票が何冊も出てきたり、はさみが2～3個あったりします。先日私がお片付けをお手伝いした企業さんでは、各自不要なはさみを集めてみたら、20個にもなったということがありました。このような不要な備品にお金がかからなくなることは、小さなことですが会社にとってプラスです。

各アイテム一つずつ選んだら、残りは備品コーナーに戻し、引き出しの中はひとめで欲しいモノが見つかるよう収納しましょう。よくデスクに備え付けになっている黒の浅いトレイは、実は使い勝手がよくありません。ご自分がよく使うモノの大きさに合わせて100円ショップのプラケースを組み合わせ、ぴったりの収納スペースを作りましょう。プラケースなら、収納したいものが変わっても、それに合わせて収納を簡単に変更できるので便利です。

「2段目の引き出し」
2段目の引き出しは、処理済みの書類と私物入れに。私はプラケースで仕切って、化粧ポーチやちょっとした常備薬、おやつなどを入れています。

「一番下の引き出し」
一番下の深さがある引き出しには、バーチカルファイリングしたファイルを収納します。バーチカルとは、書類などをフォルダーにはさみ、垂直に立てて並べて管理する方法です。この収納方法のメリットは、取り出しやすく処分しやすいこと。関係書類ごとにフォルダーにはさまっているので、必要なモノが一気に取り出せ、綴じる手間も、留め具も不要なのでかさばりません。
仕事が終われば、そのフォルダー内の書類だけを処分すればよいので、捨てる手間もかかりません。
バーチカルファイリングの方法ですが、まずファイルボックスで案件を大きく分けます。次にその案件の内容ごとにフォルダーを作ります。ファイルボックスとフォルダーのラベルの色は同じものにすると、見つけやすく、作業効率がアップします。

フォルダーは紙製なので、使用期間にもよりますが、その仕事が終わるごとに処分をしてもOKです。収納は「使う時に使いやすくしておく」ことが一番重要です。流用できるものはそのまま使い、ヨレたものは捨てて、新しい仕事の時は一新しましょう。
ちなみに収納する順序は、手前から取組中のものを収納します。契約書など保管しておかなくてはならないものはリング式の「捨てにくい」ファイルに入れ、引き出しの奥に収納しましょう。

最近は、毎日デスクが変わるフリーデスク制をとっているオフィスも増えています。そんな時にはマイボックスを作りましょう。資料や毎日使う計算機、文房具などを小さな持ち手つきのボックスにまとめてロッカーに入れておけば、これひとつで今日のデスクに移動できます。